Grossistes : du bon de livraison à la facture électronique

L’essentiel

• La facture électronique d’un grossiste est le dernier maillon d’une chaîne : bon de commande, bon de livraison, facture, avoir, règlement.
• La plupart des erreurs naissent entre le bon de livraison et la facture : une ligne livrée mais pas facturée, un retour oublié, une remise mal appliquée.
• Pour des clients réguliers, une facture mensuelle qui regroupe plusieurs bons de livraison simplifie la vie des deux côtés, à condition de référencer chaque bon.
• Les retours de marchandise se traitent par avoir, jamais en modifiant une facture déjà émise.
• Le crédit accordé aux clients fidèles reste une pratique normale du métier : la facture électronique la rend simplement plus lisible.

Facture électronique grossiste : pourquoi la chaîne compte plus que la facture

Pour un grossiste ou un distributeur, la facture électronique n’arrive pas seule. Elle arrive au bout d’une chaîne que vous connaissez par cœur : un client commande, le dépôt prépare, le camion part avec un bon de livraison, la facture suit, et le règlement arrive, comptant, par chèque, par virement ou à crédit. Si un maillon est fragile, la facture l’est aussi.

La facture électronique n’est pas un PDF envoyé par email : c’est une facture structurée, dont chaque ligne, chaque quantité et chaque montant sont des données que les logiciels et l’administration lisent sans ressaisie. La Direction générale des impôts (DGI) en organise la généralisation progressive, en commençant par les plus grandes entreprises et par les échanges entre entreprises. Or un grossiste ne fait presque que du B2B.

Le calendrier et les seuils qui s’appliquent à votre entreprise sont fixés par l’administration et peuvent évoluer : vérifiez-les sur le portail officiel de la DGI ou auprès de votre expert-comptable. Mais une chose est certaine : un logiciel ne devine pas une quantité, un client ou une remise. Ce qui est flou dans votre chaîne aujourd’hui deviendra une facture rejetée ou une donnée fausse demain.

La chaîne du distributeur, document par document

Le bon de commande

Il fixe ce que le client veut : références, quantités, prix convenus, date de livraison souhaitée. Pour les gros clients, c’est souvent leur propre bon de commande, avec un numéro qu’ils voudront retrouver sur la facture. Notez-le dès la réception.

Le bon de livraison

Il prouve ce qui est réellement parti du dépôt et ce que le client a reçu. Ce n’est pas toujours ce qui a été commandé : une rupture, un produit remplacé, une quantité ajustée au chargement. Le bon de livraison signé par le client est la référence pour facturer.

La facture

Elle reprend ce qui a été livré, au prix convenu avec ce client, avec les remises qui s’appliquent, la TVA par taux applicable et les conditions de paiement. Elle doit pouvoir se relier sans hésitation aux bons de livraison qu’elle couvre.

L’avoir

Il corrige une facture : marchandise retournée, produit abîmé, erreur de prix, remise accordée après coup. Il porte son propre numéro et fait référence à la facture qu’il corrige.

Le règlement et la relance

Chaque paiement, partiel ou total, doit se rattacher à une facture précise. Sans ce lien, un chèque encaissé ou un virement sans référence laisse un doute sur ce qui reste dû, et la relance part au mauvais client ou pour le mauvais montant.

Le bon de livraison signé est la seule vérité sur ce qui doit être facturé.

Gros volumes et clients réguliers : fiches clients et ICE

Un grossiste facture souvent les mêmes clients, chaque semaine ou chaque mois, avec des conditions propres à chacun. C’est une force : une fois les fiches clients bien tenues, la facturation devient répétitive, donc fiable.

• Identité : raison sociale exacte, adresse de facturation et adresse de livraison si elles diffèrent, ICE.
• Conditions commerciales : grille tarifaire du client, remises sur volume, conditions de paiement.
• Encours : le montant maximum de crédit que vous acceptez pour ce client, et ce qu’il doit aujourd’hui.
• Références : la personne qui reçoit les factures, et si un numéro de commande doit figurer sur chaque facture.

L’ICE mérite une attention particulière. C’est lui qui relie de façon certaine une facture à une entreprise : avec des centaines de factures par mois, un ICE erroné sur une seule fiche client se reproduit sur chaque facture de ce client.

Rapprocher livraisons et factures sans y passer la fin de mois

Le rapprochement entre ce qui est sorti du dépôt et ce qui a été facturé est le point faible de beaucoup de distributeurs. Quand les bons de livraison sont sur un carnet et les factures dans un tableur, il faut tout reprendre à la main en fin de mois, et ce qui échappe à ce contrôle est perdu.

La règle d’or est simple : la facture se construit à partir des bons de livraison, pas à côté. Quelques contrôles à faire chaque mois :

1. Chaque bon de livraison est-il facturé ? Un bon sans facture, c’est de la marchandise donnée.
2. Les quantités facturées sont-elles celles livrées ? Pas celles commandées.
3. Les retours sont-ils passés en avoir ? Un retour non traité fausse le solde du client et votre stock.
4. Les prix sont-ils ceux de la grille du client ? Une remise oubliée finit en litige ; une remise accordée par erreur ne revient jamais.
5. Chaque règlement est-il rattaché à sa facture ? C’est la seule façon de savoir qui vous doit quoi.

Avec inyad, le camion part avec un bon de livraison et la facture se monte sur les mêmes lignes : rien de ce qui est expédié n’échappe à la facturation. Le bon de livraison déduit le stock du dépôt au moment où il est émis, et règlements, chèques et crédit client se rattachent à chaque facture.

Exemple : une facture électronique de grossiste qui regroupe quatre bons de livraison

Un distributeur de produits d’entretien livre chaque semaine une supérette, client régulier avec ICE et paiement à 30 jours. Les montants sont illustratifs, hors TVA ; la TVA s’ajoute au taux applicable.

• BL n° 412, semaine 1 : 40 cartons de détergent à 120 DH, 4 800 DH HT.
• BL n° 427, semaine 2 : 25 cartons à 120 DH, 3 000 DH HT, plus 10 packs d’éponges à 60 DH, 600 DH HT.
• BL n° 439, semaine 3 : 30 cartons à 120 DH, 3 600 DH HT.
• BL n° 455, semaine 4 : 35 cartons à 120 DH, 4 200 DH HT.

La facture du mois liste les quatre bons, chacun avec son numéro et sa date, pour un total de 16 200 DH HT avant remise. Elle applique ensuite la remise sur volume prévue dans la grille du client, rappelle les conditions de paiement et l’échéance.

Deux cartons du BL n° 427 sont arrivés abîmés et sont repris lors de la livraison suivante. Le distributeur ne modifie pas la facture : il émet un avoir de 240 DH HT qui fait référence à la facture et au bon de livraison concernés. Le client règle par chèque à l’échéance : le chèque est rattaché à la facture, l’avoir déduit, et le solde du client revient à zéro.

Faire une facture par bon de livraison ou une facture mensuelle groupée est un choix commercial, à convenir avec chaque client. La forme exacte attendue pour une facture récapitulative dans le circuit électronique est à confirmer auprès de votre expert-comptable.

Le crédit client et le carnet : respecter les pratiques, les rendre lisibles

Dans la distribution, le crédit fait partie de la relation. Un épicier qui paie à la fin du mois, un client fidèle qui règle par chèque différé, un carnet où l’on note ce qui reste dû : ces pratiques ont construit la confiance entre un grossiste et ses clients, et la facture électronique ne les supprime pas.

Elle les rend plus lisibles. Chaque livraison à crédit devient une facture avec une échéance. Chaque règlement partiel se rattache à cette facture. Le carnet devient un solde client, à jour, que vous et votre client voyez de la même façon. Quelques bonnes habitudes :

• Fixer un encours par client et le revoir selon sa régularité de paiement.
• Suivre les chèques jusqu’à l’encaissement, pas seulement jusqu’à leur réception.
• Relancer tôt et poliment, avec le détail des factures ouvertes.
• Vérifier les délais de paiement : ceux entre entreprises sont encadrés par la loi, votre expert-comptable vous indiquera les règles applicables.

Un ERP simple, entre l’ERP complet et l’application de facturation, est pensé pour cette réalité. inyad permet de fixer un encours maximum par client : le système signale les comptes en retard et bloque une nouvelle expédition si le plafond est dépassé. inyad ne remplace pas votre comptabilité : il remet à votre comptable des données propres, et vous garde des registres propres quand la facture électronique devient obligatoire.

Questions fréquentes

Un bon de livraison peut-il remplacer une facture ?

Non. Le bon de livraison prouve ce qui a été livré ; la facture constate ce qui est dû, avec les prix, la TVA et les conditions de paiement. Les deux se complètent, et la facture doit pouvoir se relier aux bons qu’elle couvre.

Peut-on regrouper plusieurs livraisons sur une seule facture ?

C’est une pratique courante avec les clients réguliers, à condition que la facture référence chaque bon de livraison. La forme attendue dans le circuit électronique est à confirmer auprès de votre expert-comptable.

Comment traiter un retour de marchandise déjà facturée ?

Par un avoir, qui porte son propre numéro et fait référence à la facture et au bon de livraison concernés. La facture d’origine ne se modifie jamais.

Faut-il un ERP complet pour passer à la facture électronique ?

Pas nécessairement. Ce qui compte, c’est une chaîne reliée, du bon de commande à la facture, avec des fiches clients propres. Un ERP simple suffit à beaucoup de grossistes, et votre comptable garde la main sur la comptabilité.